ISO 30302:2022

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30302
Second edition
2022-05
Information and documentation —
Management systems for records —
Guidelines for implementation
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre
Reference number
© ISO 2022
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting on
the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below
or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii
Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Context of the organization .1
4.1 Understanding the organization and its context . 1
4.1.1 General . 1
4.1.2 Records requirements . 3
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties . 5
4.3 Determining the scope of the MSR . 6
4.4 Management system for records . 6
5 Leadership . 7
5.1 Leadership and commitment . 7
5.2 Policy . 8
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities . 9
6 Planning .10
6.1 Actions to address risks and opportunities . 10
6.2 Records objectives and planning to achieve them .12
7 Support .13
7.1 Resources . 13
7.2 Competence . 14
7.3 Awareness . 15
7.4 Communication . 16
7.5 Documented information . 17
7.5.1 General . 17
7.5.2 Creating and updating . 19
7.5.3 Control of documented information . 19
8 Operation .20
8.1 Operational planning and control . 20
8.2 Determining records to be created . 20
8.3 Designing and implementing records processes, controls and systems . 21
9 Performance evaluation .23
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation . . 23
9.2 Internal audit . 24
9.3 Management review .25
10 Improvement .26
10.1 Nonconformity and corrective actions . 26
10.2 Continual improvement . 27
Annex A (informative) Example of implementation of ISO 30301:2019, Annex A
requirements .29
Bibliography .33
iii
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to
the World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT), see
www.iso.org/iso/foreword.html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30302:2015), which has been technically
revised.
The main changes are as follows:
— alignment with the new edition of ISO 30301 (ISO 30301:2019);
— modification of Annex A.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www.iso.org/members.html.
iv
Introduction
This document has been developed to assist users to apply the management system for records
requirements of ISO 30301. ISO 30301 specifies the requirements for a management system for records
(MSR) where an organization needs to demonstrate its ability to create and control information created,
received and maintained as evidence and as an asset by an organization, in pursuit of legal obligations
or in the course of conducting business.
The purpose of this document is to provide practical guidance on how to implement a management
system for records (MSR) within an organization in accordance with ISO 30301. This document covers
what is needed to establish and maintain an MSR. This document does not modify and/or reduce the
requirements specified in ISO 30301. An activity or documenting an activity is considered mandatory
only when it is required in ISO 30301.
The implementation of an MSR is generally executed as a project. An MSR can be implemented in
organizations with existing records systems or programmes to review and improve the management
of those systems or programmes or in organizations planning to implement a systematic and verifiable
approach to records creation and control for the first time. Guidance described in this document can
be used in both situations. An MSR can be an advisable option for addressing legal or technological
uncertainty in some cases.
It is assumed that organizations that decide to implement an MSR have made a preliminary assessment of
their existing records and records systems and have identified risks to be addressed and opportunities
for major improvements. For example, the decision to implement an MSR can be taken as a risk-
reduction measure for undertaking a major information technology platform change or outsourcing
business processes identified as high risk. Alternatively, the MSR can provide a standardized
management framework for major improvements such as integrating records processes with specific
business processes or improving control and management of records of online transactions or business
use of social media.
The use of this document is necessarily flexible. It depends on the size, nature and complexity of the
organization and the level of maturity of the MSR, if one is already in place. Each organization's context
and complexity are unique and its specific contextual requirements will drive the MSR implementation.
Smaller organizations will find that the activities described in this document can be simplified. Large or
complex organizations can find that a layered management system is needed to implement and manage
the activities in this document effectively.
Guidance in this document follows the same structure as ISO 30301, describing the activities to be
undertaken to meet the requirements of ISO 30301 and how to document those activities.
Clause 4 deals with how to perform the context analysis needed to implement an MSR. From this
analysis, the scope of the MSR is defined and the relationship between implementing an MSR and other
management systems is identified.
Clause 5 explains leadership and how to gain the commitment of top management.
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30302
Deuxième édition
2022-05
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Lignes directrices de mise
en oeuvre
Information and documentation — Management systems for records
— Guidelines for implementation
Numéro de référence
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2022
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii
Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application .1
2 Références normatives .1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme . 1
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 1
4.1.1 Généralités . 1
4.1.2 Exigences relatives aux documents d'activité . 3
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 5
4.3 Détermination du domaine d'application du SGDA . 6
4.4 Système de gestion des documents d'activité . . 7
5 Leadership . 7
5.1 Leadership et engagement . 7
5.2 Politique . 8
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 9
6 Planification.11
6.1 Actions vis-à-vis des risques et opportunités. 11
6.2 Objectifs concernant les documents d'activité et planification des actions pour les
atteindre .13
7 Support .15
7.1 Ressources . 15
7.2 Compétences . . . 15
7.3 Sensibilisation . 17
7.4 Communication . 17
7.5 Informations documentées . 18
7.5.1 Généralités . 18
7.5.2 Création et mise à jour . 21
7.5.3 Maîtrise des informations documentées . 21
8 Exploitation .22
8.1 Planification et contrôle opérationnels . 22
8.2 Détermination des documents d'activité devant être créés .22
8.3 Conception et mise en œuvre des processus, des contrôles et des systèmes
documentaires .23
9 Évaluation des performances .25
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation . 25
9.2 Audit interne . . 27
9.3 Revue de direction . 27
10 Amélioration .29
10.1 Non-conformité et actions correctives .29
10.2 Amélioration continue . 30
Annexe A (informative) Exemple d'application des exigences de l'ISO 30301:2019, Annexe A .31
Bibliographie .36
iii
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a
été rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir
www.iso.org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www.iso.org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www.iso.org/avant-propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d'activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30302:2015), qui a fait l'objet d'une
révision technique.
Les principales modifications sont les suivantes :
— harmonisation par rapport à la nouvelle édition de l'ISO 30301 (ISO 30301:2019) ;
— modification de l'Annexe A.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www.iso.org/fr/members.html.
iv
Introduction
Le présent document a été élaboré pour aider les utilisateurs à appliquer les exigences d'un système
de gestion des documents d'activité, telles que décrites dans l'ISO 30301. L'ISO 30301 spécifie les
exigences relatives à un système de gestion des documents d'activité (SGDA), lorsqu'un organisme doit
démontrer son aptitude à créer et à contrôler les informations créées, reçues et conservées comme
preuves et comme actifs par un organisme, dans le cadre de ses obligations légales ou de la conduite de
ses activités.
Le présent document a pour objet de fournir des recommandations pratiques sur la manière de mettre
en œuvre, au sein d'un organisme, un système de gestion des documents d'activité (SGDA) conforme
aux exigences de l'ISO 30301. Le présent document traite des aspects nécessaires à l'élaboration et à
la maintenance d'un SGDA. Le présent document ne modifie pas et/ou ne restreint pas les exigences
spécifiées dans l'ISO 30301. Une activité ou la documentation d'une activité n'est considérée comme
obligatoire que lorsqu'elle est requise par l'ISO 30301.
La mise en œuvre d'un SGDA est généralement réalisée sous forme de projet. Un SGDA peut être mis
en œuvre dans des organismes possédant déjà des systèmes ou des programmes documentaires pour
revoir et améliorer la gestion de ces systèmes ou de ces programmes, ou bien dans des organismes qui
entendent mettre en œuvre pour la première fois une méthode systématique et vérifiable de création et
de contrôle de documents d'activité. Les recommandations décrites dans le présent document peuvent
être utilisées dans ces deux cas. Dans certains cas, un SGDA peut être une option recommandée pour
faire face à l'incertitude juridique ou technologique.
Il est tenu pour acquis que les organismes qui décident de mettre en œuvre un SGDA ont procédé à une
évaluation préliminaire de leurs documents d'activité et de leurs systèmes documentaires existants et
qu'ils ont identifié les risques devant être traités et les opportunités d'améliorations significatives. Par
exemple, la décision de mettre en œuvre un SGDA peut constituer une mesure de réduction d'un risque
engendré par la modification significative d'une plateforme informatique ou par l'externalisation de
processus opérationnels identifiés comme présentant un risque élevé. Le SGDA peut également fournir
un cadre de gestion normalisé pour la mise en œuvre d'améliorations significatives comme l'intégration
des processus documentaires à des processus opérationnels spécifiques ou l'amélioration du contrôle
et de la gestion des documents d'activité liés aux transactions en ligne ou à l'utilisation des médias
...

ISO/TC 46/SC 11
Date : 2022-04-01
ISO/TC 46/SC 11
2022-05
Secrétariat: SA
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d'activité — Lignes
directrices de mise en œuvre
Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for
implementation
ICS : 01.140.20 ; 03.100.70
Type du document: Norme internationale
Sous-type du document:
Stade du document: (60) Publication
Langue du document: F
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
©
Type du document: Norme internationale
Sous-type du document:
Stade du document: (60) Publication
Langue du document: F
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune
partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun
procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l’affichageou la diffusion sur l’internetl'internet
ou sur un Intranetintranet, sans autorisation écrite préalable. Les demandes d’autorisation peuventUne
autorisation peut être adresséesdemandée à l’ISOl'ISO à l’adressel'adresse ci-après ou au comité membre de
l’ISOl'ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright officeCopyright Office
CPCase postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
• CH-1214 Vernier, Genève
Tél. : : + 41 22 749 01 11
Fax : + 41 22 749 09 47
E-mail : copyright@iso.org
E-mail : copyright@iso.org
Web : www.iso.org
: www.iso.org
Publié en Suisse.
iv
Sommaire Page
Avant-propos . 7
Introduction . 8
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme . 1
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 1
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 5
4.3 Détermination du domaine d'application du SGDA . 7
4.4 Système de gestion des documents d'activité . 7
5 Leadership . 8
5.1 Leadership et engagement . 8
5.2 Politique . 9
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 10
6 Planification . 12
6.1 Actions vis-à-vis des risques et opportunités . 12
6.2 Objectifs concernant les documents d'activité et planification des actions pour les
atteindre . 14
7 Support . 16
7.1 Ressources . 16
7.2 Compétences . 17
7.3 Sensibilisation . 19
7.4 Communication . 19
7.5 Informations documentées . 21
8 Exploitation . 25
8.1 Planification et contrôle opérationnels . 25
8.2 Détermination des documents d'activité devant être créés . 25
8.3 Conception et mise en œuvre des processus, des contrôles et des systèmes
documentaires. 26
9 Évaluation des performances . 29
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation . 29
9.2 Audit interne . 30
9.3 Revue de direction . 31
10 Amélioration . 33
10.1 Non-conformité et actions correctives . 33
10.2 Amélioration continue . 34
Annexe A (informative) Exemple d'application des exigences de l'ISO 30301:2019, Annexe A . 36
Bibliographie . 41
Avant-propos . v
Introduction . vi
v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme . 1
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 1
4.1.1 Généralités . 1
4.1.2 Exigences relatives aux documents d'activité . 3
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 5
4.3 Détermination du domaine d'application du SGDA . 7
4.4 Système de gestion des documents d'activité . 7
5 Leadership . 8
5.1 Leadership et engagement . 8
5.2 Politique . 9
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 10
6 Planification . 12
6.1 Actions vis-à-vis des risques et opportunités . 12
6.2 Objectifs concernant les documents d'activité et planification des actions pour les
atteindre . 14
7 Support . 16
7.1 Ressources . 16
7.2 Compétences . 17
7.3 Sensibilisation . 19
7.4 Communication . 19
7.5 Informations documentées . 21
7.5.1 Généralités . 21
7.5.2 Création et mise à jour . 24
7.5.3 Maîtrise des informations documentées . 24
8 Exploitation . 25
8.1 Planification et contrôle opérationnels . 25
8.2 Détermination des documents d'activité devant être créés . 25
8.3 Conception et mise en œuvre des processus, des contrôles et des systèmes
documentaires . 26
9 Évaluation des performances. 29
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation. 29
9.2 Audit interne . 30
9.3 Revue de direction . 31
10 Amélioration . 33
10.1 Non-conformité et actions correctives . 33
10.2 Amélioration continue . 34
Annexe A (informative) Exemple d'application des exigences de l'ISO 30301:2019, Annexe A . 36
Bibliographie . 41

vi
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes nationaux
de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est en général
confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire
partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux. L'ISO collabore étroitement avec
la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document
...